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SoftwarePuls

Projektmanagement-Tools für kleine Teams: Trello, Asana, Notion, ClickUp und monday.com im Vergleich

Stand: 09.11.2026 5 Min. Lesezeit Von Andreas Stroms

Kurz gesagt: Allein arbeitest du mit den kostenlosen Paketen von Trello, ClickUp oder Notion gut. Im Team mit 2 bis 5 Personen ist Trello Standard laut Preisseite am günstigsten (5 US-Dollar pro Person und Monat bei Jahreszahlung), Asana Starter bringt mehr Struktur und KI mit. Agenturen mit vielen Projekten schauen sich monday.com und ClickUp Business an. Wichtig für Datenschutz: Eine Speicherung in der EU bieten laut Anbieter nicht alle, und meist nur in größeren Tarifen (Stand: 09.11.2026).

Inhalt dieses Artikels

Die fünf Tools auf einen Blick

Preise pro Person und Monat bei jährlicher Zahlung, wie auf der Preisseite angezeigt. Stand: 09.11.2026.

ToolKostenloses PaketGünstigstes bezahltes PaketKI-Funktionen laut AnbieterDeutsche OberflächeSpeicherung in der EU
TrelloJa, bis 10 Mitarbeitende und 10 Boards pro ArbeitsbereichStandard: 5 $ (monatlich 6 $)KI-Erfassung von Aufgaben ab Standard, Atlassian Intelligence ab Premium (10 $)JaLaut Trello-Hilfe Speicherung in den USA
AsanaJa, „Personal“ für bis zu 2 PersonenStarter: 10,99 $ (monatlich 13,49 $), mindestens 2 PlätzeAsana AI in jedem bezahlten Abo, mit Anfrage-GrenzenJaNur als Zusatz im Tarif Enterprise+
NotionJa, mit begrenzten Blöcken ab 2 Mitgliedern, Uploads bis 5 MBPlus: 9,50 € pro PlatzPlus nur Testversion, volle KI (Notion Agent) ab Business 19,50 €JaLaut Notion-Hilfe möglich (Frankfurt), Bedingungen dort
ClickUpJa, unbegrenzt viele Mitglieder, 60 MB SpeicherCore: 9 $ClickUp Brain mit KI-Guthaben in allen Paketen, mehr in höheren TarifenJa (u. a. Deutsch laut Hilfe)Nur im Tarif Enterprise
monday.comJa, bis 2 PersonenBasic: 9 $ pro Platz, ab 3 PlätzenKI-Funktionen und 1.000 KI-Credits ab BasicJaEU-Rechenzentrum in Frankfurt für Enterprise-Kunden

Rechenbeispiel für 3 Personen pro Monat (jährliche Zahlung, laut Preisseiten): Trello Standard 15 $, ClickUp Core 27 $, monday.com Basic 27 $, Notion Plus 28,50 €, Asana Starter 32,97 $.

Die Tools im Kurzporträt

Trello: einfach und günstig

Stärken: Aufgaben als Karten auf einem Board, das versteht man sofort. Das Gratis-Paket reicht laut Anbieter für bis zu 10 Mitarbeitende pro Arbeitsbereich, der günstigste bezahlte Tarif kostet 5 $ pro Person. Grenzen: Für viele parallele Projekte mit Abhängigkeiten wird es schnell unübersichtlich. Eine Speicherung in der EU nennt Trello nicht.

Asana: Struktur für wachsende Teams

Stärken: Projekte, Aufgaben, Ziele und Zeitpläne an einem Ort, KI ist in jedem bezahlten Abo enthalten. Grenzen: Das Gratis-Paket ist laut Preisseite auf 2 Personen begrenzt, bezahlte Tarife gibt es ab 2 Plätzen. Unter den fünf ist Starter pro Person der teuerste Einstieg.

Notion: Aufgaben, Notizen und Wissen zusammen

Stärken: Notion ist eher ein Baukasten für Notizen, Wikis und Datenbanken, in dem du auch Aufgaben verwalten kannst. Preise gibt es direkt in Euro. Grenzen: Du baust dir vieles selbst, das kostet am Anfang Zeit. Die volle KI gibt es laut Preisseite erst im Tarif Business.

ClickUp: viele Funktionen, großzügig kostenlos

Stärken: Das kostenlose Paket erlaubt laut Anbieter unbegrenzt viele Mitglieder, dazu kommen Dokumente, Ziele und KI-Guthaben. Grenzen: Nur 60 MB Speicher im Gratis-Paket. Die Fülle an Funktionen kann Einsteiger erschlagen.

monday.com: übersichtlich für Agenturen

Stärken: Farbige Tabellen und Dashboards, viele Vorlagen, KI-Funktionen schon ab Basic. Für Enterprise-Kunden gibt es laut Anbieter ein EU-Rechenzentrum in Frankfurt. Grenzen: Bezahlte Pakete gibt es laut Preisseite erst ab 3 Plätzen. Für eine Person allein lohnt sich das kaum.

Entscheidungshilfe in 3 Fragen

  1. Wie viele Personen arbeiten mit? Allein: ein kostenloses Paket von Trello, ClickUp oder Notion. 2 bis 5 Personen: Trello Standard oder Asana Starter. Mehr als 5 mit vielen Kundenprojekten: monday.com oder ClickUp Business.
  2. Brauchst du nur Aufgaben oder auch Notizen und Wissen? Nur Aufgaben: Trello oder Asana. Aufgaben plus Notizen, Protokolle und Wiki: Notion oder ClickUp.
  3. Wie wichtig ist dir die Speicherung in der EU? Wenn sie Pflicht ist, prüfe vor dem Start die Bedingungen bei Notion, ClickUp oder monday.com. Bei den kleinen Tarifen bieten das die Anbieter laut ihren Seiten meist nicht an.

Tools verbinden und mit KI arbeiten

Du willst, dass neue Anfragen automatisch als Aufgabe landen? Das geht mit Automatisierungs-Werkzeugen, siehe n8n, Make oder Zapier. Wie du einen eigenen KI-Helfer baust, zeigt KI-Agent erstellen ohne Programmieren. Welche KI für Texte und Planung passt, steht in ChatGPT, Claude oder Gemini.

Häufige Fragen

Welches Projektmanagement-Tool ist für kleine Teams kostenlos?

Alle fünf bieten laut Anbieter ein kostenloses Paket. Am großzügigsten für Teams sind Trello (bis 10 Mitarbeitende pro Arbeitsbereich) und ClickUp (unbegrenzt viele Mitglieder, aber nur 60 MB Speicher). Asana und monday.com begrenzen das Gratis-Paket auf 2 Personen (Stand: 09.11.2026).

Was ist eine gute Trello-Alternative?

Wenn dir Trello zu einfach wird: Asana für mehr Struktur, ClickUp für viele Funktionen in einem Tool, Notion, wenn du Aufgaben und Notizen zusammen willst. Alle drei haben laut Anbieter ein kostenloses Paket zum Ausprobieren.

Haben die Tools eine KI eingebaut?

Ja, alle fünf nennen KI-Funktionen, aber in unterschiedlichem Umfang. Bei Asana ist KI in jedem bezahlten Abo enthalten, bei monday.com ab Basic, bei Notion die volle KI erst ab Business. Meist gibt es monatliche KI-Guthaben.

Gibt es CRM oder Zeiterfassung in diesem Vergleich?

Nein. Hier geht es nur um Aufgaben und Projekte. Für Kundenverwaltung und Zeiterfassung gibt es eigene Programme, die wir hier bewusst nicht vergleichen.

Quellen